Vol. 9 No. 4, July 2004
| Vol. 9 No. 4, July 2004 | ||||
La presente aportación pretende explicar, de forma detallada, un portal temático (http://record.ugr.es), especializado en el tema del documento electrónico y su impacto en la sociedad de la información desde la perspectiva de los sistemas de gestión de archivos y documentos, realizado desde la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Granada. Este portal se ha desarrollado con la intención de convertirse en la base para el desarrollo de una plataforma digital de prácticas para las asignaturas de la licenciatura de Documentación relacionadas con la materia. El desarrollo de las prácticas por tanto se verá beneficiado y apoyado por un amplio listado de recursos informativos pertinentes con el tema. Al ser éste, un portal de gran apoyo para la docencia e investigación, se conjugan por tanto los dos objetivos perseguidos desde la universidad.
En los últimos quince años, se han realizado multitud de estudios (Bearman, 1995a, Bearman, 1995b, Guercio, 2001, Duranti, 2001, Cook, 2001, Serra, 2001, Kent, 2002 y Tough y Moss, 2003 - entre otros) y proyectos (Indiana University, 2002, InterPARES Project, 1999-2006, Euan Project, 2000 y MALVINE, 1998 - entre otros muchos), desde distintos ámbitos, tendentes a clarificar aspectos tanto conceptuales como metodológicos acerca de los documentos electrónicos.
Todo esto ha tenido también su reflejo en la adaptación que han sufrido distintas asignaturas de la Diplomatura y Licenciatura de Biblioteconomía y Documentación, nos estamos refiriendo sobre todo a las asignaturas relacionadas con los archivos, la conservación y la gestión de documentos. Asignaturas que nos competen directamente a los miembros de este portal.
La irrupción de este tipo de documentos en el mundo de la información, más concretamente en el campo de los sistemas de gestión de documentos, ha supuesto un gran reto para la sociedad.
Se trata de saber conjugar la posibilidades y ventajas que permite la gestión electrónica con la garantía de asegurar la autenticidad y validez jurídica de la misma.
La comunidad científica internacional está avanzando a pasos agigantados en el estudio de esta problemática (prueba de ello es el DLM Forum - Foro Europeo de Documento Electrónico) (Murphy, 2002, Brübach, 2002 y Fresko, 2002). Es por esto, por lo que un "Portal" especializado en documento electrónico y su impacto en los sistemas de gestión, constituye una plataforma ideal para recoger de forma organizada y distribuir de manera actualizada todos los avances científicos del momento.
De esta manera se puede convertir en punto de referencia y en base teórica - práctica para la investigación y la innovación educativa.
Entendemos que la innovación educativa pasa por dos elementos fundamentales:
El primer paso requiere un avance rápido en la evolución de los programas que puede ocasionar la dispersión de materias que hace muy poco tiempo eran idénticas.
Consideramos adecuado que los profesores que imparten estas materias estén informados y puedan intercambiar criterios en un foro común como es el portal. Por otra parte, es fundamental tender a la unión de materias y programas en el marco europeo facilitando así la homologación de títulos representativos.
También, e igualmente importante, es la utilización del portal como plataforma de prácticas para las asignaturas relacionadas con la materia de la que versa el mismo. De esta forma conseguimos el doble objetivo que persigue la universidad: docencia e investigación.
Entendemos que sobre archivos y documento electrónico es el momento adecuado de intercambiar ideas y proyectos educativos que nos puedan enriquecer a todos.
Por tanto, y a modo de resumen, el portal se va a erigir como plataforma ideal para:
Si profundizamos un poco más en los objetivos perseguidos y que nos han llevado a diseñar y desarrollar este portal, podemos englobarlos fundamentalmente en los siguientes:
El portal puede ser utilizado como apoyo a la docencia bien mediante la utilización del material bibliográfico recogido en el mismo, bien mediante la realización de una serie de prácticas de archivos electrónicos que se están llevando a cabo.
Por tanto, este portal se va a erigir como una plataforma en la docencia que se acerque a la demanda laboral ajustando los contenidos al perfil profesional de la titulación.
De cada asignatura que forme parte dle portal se virtualizando también su material teórico para que así quede todo a disposición de los alumnos.
Además, se amplia el uso del mismo a otras universidades tanto nacionales como internacionales. Quiere decir esto que mediante acuerdos con las mismas, el portal se irá enriqueciendo con prácticas de estas universidades. Así, los alumnos de todas éstas, podrán acceder a una amplia oferta de proyectos prácticos y materiales teóricos que enriquecerá su formación.
Los recursos informativos recopilados en el portal constituyen una base teórico - práctica que sirve como punto de partida para el desarrollo de futuras investigaciones.
Este será un portal con un material muy activo, lo que dará lugar al desarrollo de dos tipos de investigaciones; las investigaciones que analizan el estado de la cuestión sobre un tema concreto y las que trabajan con aportaciones experimentales.
También será especialmenete útil para la comunidad científica el foro de debate que presentamos para discutir sobre temas candentes del momento. Los temas del mismo irán rotando conforme las necesidades científicas del momento vaya requiriendo.
Debido a la rapidez con las que aparecen publicaciones en este tema, vinculado directamente con las tecnologías, uno de los principales objetivos lo constituye la alerta informativa. Quiere decir esto que el portal estará en continua actualización, alertando a la comunidad científica a cerca de la aparición de nuevas investigaciones tan rápido como sea posible.
Este portal, traducido a tres idiomas oficiales de la UE (español, inglés y francés) es el resultado de tres proyectos concedidos por la Universidad de Granada. En primer lugar, uno de innovación docente concedido por el Vicerrectorado de Planificación, Calidad y Evaluación Docente titulado "Diseño y desarrollo de una plataforma digital de apoyo a la docencia sobre documento electrónico" en segundo lugar, el concedido por el Vicerrectorado de Investigación titulado "Difusión de recursos sobre documento electrónico en archivos: diseño y desarrollo de un portal temático"; y por último, un proyecto que se desarrollará durante el presente año con el título "Metodología para la homologación de títulos europeos en materia de Archivos y Documentos Electrónicos" donde se realizarán propuestas concre! tas para virtualizar la enseñanza compartiendo contenidos.
La herramienta que presentamos cuenta con tres partes claramente identificadas que iremos comentando una a una a lo largo de toda la contribución:
Este primer apartado no deja de ser un aspecto meramente informativo. Aquí podemos leer fundamentalmente los objetivos que perseguimos con el desarrollo del portal, la estructura del mismo y las personas que han participado en su desarrollo con información indicativa de su posición, lugar de trabajo, líneas de investigación e información de contacto.
Esta parte constituye la primera fase a la que nos enfrentamos cuando comenzamos a trabajar en el tema.
En un principio, pretendíamos abarcar recursos informativos que fluyen por la red relativos a cualquier temática relacionada con el tratamiento del documento electrónico de archivo. Para ello establecimos, mediante un procedimiento científico, las temáticas más importantes y las más activas en el debate científico actual.
Pronto nos dimos cuenta de lo inabarcable que resultaba una búsqueda tan amplia, tanto por la cantidad de recursos que se iban localizando como por la brevedad de los plazos que nos permitían los distintos proyectos. Así, decidimos acotar la búsqueda y centrarnos sólo en los recursos relacionados con la conservación del documento electrónico y los sistemas de gestión de documentos electrónicos. No obstante, este listado de recursos se irá ampliando poco a poco hasta abarcar todas las temáticas que desde un principio teníamos en mente.
Previo a la realización del barrido de información en Internet, desarrollamos una base de datos bibliográfica en Procite (ProCite es un programa de gestión bibliográfica, útil para organizar referencias y crear bibliografías automáticamente desde un procesador de textos. Permite construir bases de datos con las referencias bibliográficas que se obtienen de las búsquedas realizadas en cualquier soporte, desde CD-ROM hasta bases de datos Online), con una plantilla común donde introducir todos los recursos localizados de forma normalizada. Esta base de datos posteriormente llenaría de contenidos las distintas categorías de recursos que establecimos bajo consenso.
Por tanto, como podemos deducir, los recursos han sido organizados en distintas categorías generales:
Cada uno de los recursos albergados en estos marcos contienen la misma información, excepto las páginas personales de autores. En este caso, recogemos el lugar de trabajo de los mismos, la dirección de su página web y su dirección de correo electrónico.
Un dato a destacar es la inclusión en todos los recursos de un breve resumen del mismo. Este dato aporta un valor añadido al listado dado que no hace falta que acudamos al recurso para saber si nos interesa o no.
También recogemos la fecha en la que el recurso fue consultado; información también importante si pensamos en la rapidez con la que los recursos bien desaparecen bien cambian de dirección.
Estamos ante el apartado más importante desde el punto de vista de la innovación docente. Actualmente está compuesto por ocho asignaturas de la Diplomatura de Biblioteconomía y Documentación y la Licenciatura en Documentación. Nos referimos a:
Cada una de estas asignaturas albergará tantas prácticas y material teórico como el profesor responsable de la misma crea oportuno para su desarrollo a lo largo del curso académico.
El material teórico se va colgando en cualquier tipo de formato: .doc, .pdf, .ppt, etc.; de forma que el alumno pueda descargarlo cuando desee y trabajar con él en el lugar adecuado.
Los alumnos para acceder al material teórico/práctico, previamente no sólo habrán tenido que inscribirse en las mismas, sino que habrán tenido que darse de alta en el portal.
El portal permite dos formas de realizar el alta del alumno o estudiante; bien vía directa a través de un formulario de alta que rellenan ellos mismos, bien por medio del administrador del sistema que en este caso daría de alta a cada uno de forma individual.
Una vez dados de alta y realizada una conexión al portal vía nombre de usuario y contraseña, los alumnos podrán acceder al listado completo de asignaturas y prácticas. A partir de este momento, ya están en disposición de inscribirse en las prácticas que tengan que realizar. El proceso es el siguiente:
A partir de este momento, cada vez que el alumno entre de forma identificada, en el apartado de prácticas podrá ver sólo las prácticas en las que está inscrito. En caso de que quiera inscribirse en otra, mediante el enlace "Todos los cursos" podrán acceder al resto en las que no está inscrito y realizar el mismo procedimiento comentado anteriormente.
Las prácticas pueden ser bien visualizadas directamente en pantalla en el formato en el que se hayan colgado o bien pueden ser descargadas en formato zip. De esta manera se facilita al alumno la posibilidad de llevarse la práctica.
Todas las prácticas, al igual que en el caso del listado de recursos y con el mismo objetivo de la normalización, presentan la misma estructura: introducción, objetivos, material y métodos y resultados.
Al estar montado esta parte del portal en forma de foro de discusión, los alumnos podrán interactuar tanto con el profesor como con el resto de alumnos, en cada una de las prácticas.
El portal permite cuatro tipos de accesos que están en consonancia directa con los cuatro tipos de usuarios distintos que pueden navegar por el mismo. Dependiendo del tipo de usuario del que se trate, tendrán acceso a una información u otra.
En primer lugar, podemos hablar de la figura del "usuario invitado". Este tipo de usuario, que no requiere de nombre de usuario ni de contraseña, podrá acceder a visualizar todos los contenidos del portal excepto al apartado de prácticas; ya que a este apartado se accede vía identificada.
El resto de posibles usuarios, todos dados de alta en el sistema y por tanto con acceso identificado, accederán a todos los contenidos con alguna que otra limitación dependiendo de su condición de alumno, profesor o administrador.
En el caso de los alumnos, éstos una vez dados de alta, pueden acceder al apartado de prácticas. Ahora bien, sólo accederán a las prácticas en las que estén inscritos; y dentro de éstas a la información sobre las mismas y su foro de discusión.
Si accedemos como profesor, además de poder consultar todos los recursos del portal, podremos visualizar las prácticas que dependen de nosotros y toda la información relativa a las mismas: listado de participantes y foro de discusión. También el profesor esta autorizado para desmatricular a un alumno del curso en un momento dado y a visualizar todos los registros que realizan los alumnos de su curso.
Por último, la figura del administrador está por encima de todos los demás. Es el único que puede acceder a toda la información del portal y por tanto el encargado de gestionarla.
Un apartado muy interesante desde el punto de vista de la administración del portal lo constituye la sección de estadísticas del mismo.
Este módulo al conservar los "ficheros .log" con las estadísticas mensuales nos permite realizar distintos tipos de estudios comparativos de acceso al sitio.
Cuando entramos en este enlace desde la página principal, se nos ofrece, en primer lugar, la posibilidad de entrar en el fichero .log del mes que nos interese. Una vez dentro del fichero, e igualmente en cada uno de ellos, la información de entrada es un cuadro resumen que nos indica:
Seguidamente a esta información aparecen ya las estadísticas del sitio en forma de gráficos y divididas por bloques: por día, por día de la semana, por referencia, por hora, por países, por navegadores, por sistema operativo y por host.
Como apuntamos anteriormente el foro de debate es de gran utilidad para la comunidad científica; es una buena forma de centralizar el debate sobre determinados temas en una única plataforma.
El tema o temas del foro irá rotando dependiendo de las necesidades científicas del momento; y la adscripción al mismo se puede realizar de forma automática e individual sin necesidad de acudir al administrador.
En principio, hemos establecido 4 foros; uno para la comunidad científica, dos para profesores y alumnos y el último sólo para alumnos.
El primero de ellos, el dedicado a la comunidad científica, será el más importante desde el punto de vista de la investigación; con lo cual estamos cumpliendo con el primero de los dos grandes objetivos del portal que nos marcamos: apoyo a la investigación.
Y los tres restantes, ahora en apoyo a la docencia, van a permitir la resolución de cuestiones práctica de las asignaturas a través de un "foro de prácticas"; la resolución de cuestiones teóricas también de las asignaturas a través de un "foro teórico"; y la comunicación exclusiva entre alumnos de todas las universidades participantes a través de un "foro de alumnos".
Entendemos que esta experiencia será útil para cualquier profesional y empresa que esté relacionada con la documentación electrónica, pero fundamentalmente está indicada para el contexto de la docencia universitaria y en especial de la docencia de determinadas materias de la titulación de Ciencias de la Información.
Con la aplicación del portal en toda su extensión conseguiremos:
Para mantener estas conclusiones en plena actualización la Universidad de Granada pone en servicio su experiencia en la asignatura de Archivística dentro del programa de adaptación al nuevo criterio de los créditos europeos, donde priman las experiencias prácticas con una metodología muy precisa. Recordemos que esta universidad fue la primera que puso en ejecución las asignaturas de Archivística y Archivos Electrónicos en el marco de las Facultades de Biblioteconomía y Documentación.
Por otro lado, este es un portal en constante actualización y ampliación de recursos y base para el desarrollo de un aula virtual de enseñanza para asignaturas de Archivística y Documentación incluyéndose mecanismos de auto evaluación de forma que el alumno en todo momento controle su aprendizaje.
Desde este foro queremos invitar a la Comunidad Científica a aportar todas las sugerencias que consideren oportunas para llevar a cabo y mejorar nuestros objetivos.
Por último, queríamos hacer mención expresa de la casi inexistencia de experiencias como la que desarrollamos. Si es cierto que existen portales sobre archivos; como el de la UNESCO, pero no especializados en "Archivos Electrónicos".
Del mismo modo, también hemos de decir que existen múltiples recopilaciones de recursos sobre archivos y archivística en genral, pero igualmente nada especializado en la materia que tratamos.
This paper is aimed at explaining in detail a thematic Web portal specialized in digital documents and their impact on the information society from the archives and records management perspective. It has been produced by the Faculty of Library Science and Documentation of the University of Granada. This web portal has been developed as the basis of a digital platform for practical exercises in subjects linked to this area which form part of a Masters degree in Documentation. Thus, the development of practice will be enhanced and supported with a wide range of relevant information resources on this subject. As the portal will support both teaching and research, it contributes to the principal objectives of the university.
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© the author, 2004. Last updated: 3 March, 2004 |
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